Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 06/11/2026
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles collectées via la plateforme Arbolane est :
- Raison sociale : KJB Conseil
- Forme juridique : SAS
- SIREN : 951 342 070
- RCS : Strasbourg
- Adresse e-mail : contact+vitrine@arbolane.com
2. Données collectées
Dans le cadre de l'utilisation du Service, nous collectons les catégories de données suivantes :
Données d'identification :
- Nom, prénom, adresse e-mail (via l'inscription Logto)
- Identifiant unique de compte
Données de facturation (pour les offres payantes) :
- Nom ou raison sociale
- Adresse postale complète
- Numéro de TVA intracommunautaire (le cas échéant)
- Coordonnées de carte bancaire (traitées exclusivement par Stripe, jamais stockées sur nos serveurs)
Données métier (saisies par l'Utilisateur) :
- Informations sur les biens immobiliers (immeubles, lots, compteurs)
- Informations sur les locataires (nom, coordonnées, bail)
- Écritures comptables, quittances, documents uploadés
- Notes libres saisies par l'Utilisateur sur ses biens et ses locations, et leurs pièces jointes
Données techniques :
- Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation
- Logs d'accès et d'utilisation du Service
- Données d'audience anonymisées (Matomo)
- Rapports d'erreurs techniques (Sentry)
Contenus soumis aux fonctions d'IA (uniquement lorsque l'Utilisateur les utilise) :
- Questions posées à l'assistant Arbo
- Texte de relevés bancaires collé pour l'import de dépenses
- Factures (photos ou PDF) et photos analysées pour les inventaires
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fourniture et fonctionnement du Service | Exécution du contrat (CGU) |
| Gestion des comptes utilisateurs | Exécution du contrat |
| Traitement des paiements et facturation | Exécution du contrat (CGV) |
| Calcul automatique des taxes | Obligation légale |
| Conservation des factures | Obligation légale (10 ans) |
| Amélioration du Service et analyse d'audience | Intérêt légitime |
| Prévention de la fraude et sécurité | Intérêt légitime |
| Communication de service (notifications, alertes) | Exécution du contrat |
4. Sous-traitants et destinataires
Vos données personnelles peuvent être transmises aux sous-traitants suivants, dans la stricte mesure nécessaire à la fourniture du Service :
| Sous-traitant | Localisation | Fonction |
|---|---|---|
| Infomaniak Network SA | Suisse | Hébergement de l'application et des données (datacenters ISO 27001, certifiés FINMA) |
| Scaleway SAS | France (Paris) | Stockage des documents et photos téléversés (pièces jointes, photos d'inventaire, pièces jointes des notes) |
| Logto | Union Européenne | Authentification et gestion des identités (inscription, connexion, mots de passe) |
| Stripe | États-Unis (certifié PCI DSS niveau 1) | Traitement des paiements par carte bancaire, émission des factures, calcul automatique des taxes, portail de gestion client |
| Matomo (auto-hébergé) | Suisse (Infomaniak) | Analyse d'audience anonymisée du site et de l'application, sans cookie, configuré pour respecter le Do Not Track |
| OpenAI | États-Unis (voir section 5) | Fonctions d'IA, sollicitées uniquement lorsque l'Utilisateur les utilise : réponses de l'assistant Arbo (questions posées), import de dépenses (texte de relevés bancaires collé), lecture de factures et détection d'objets sur les photos d'inventaire (fichiers analysés). Selon les conditions d'OpenAI, ces données ne servent pas à entraîner ses modèles et peuvent être conservées jusqu'à 30 jours pour la détection des abus. Arbolane n'enregistre ni les conversations avec l'assistant ni les factures envoyées pour lecture |
| Sentry (Functional Software, Inc.) | États-Unis (voir section 5) | Suivi des erreurs techniques de l'application : message et contexte de l'erreur (page ou requête concernée, navigateur, version de l'application) ; pour les erreurs survenues sur nos serveurs, l'adresse IP et l'identifiant ou l'adresse e-mail du compte de l'Utilisateur concerné peuvent y figurer |
| PostHog | Union Européenne | Analyse de l'usage du Service (fréquence d'utilisation et types d'actions réalisées, rattachés à l'organisation et non à la personne), afin d'améliorer le produit et le suivi de la relation client. Alimentée exclusivement depuis nos serveurs, sans cookie ni traceur déposé sur votre navigateur. Aucune donnée de locataire, aucun montant et aucun contenu métier ne lui est transmis |
Aucune donnée n'est vendue, louée ou transmise à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.
5. Transferts hors Union Européenne
L'application et sa base de données sont hébergées en Suisse chez Infomaniak, pays reconnu par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat. Les documents et photos téléversés sont stockés en France chez Scaleway. L'authentification (Logto) et les statistiques d'usage (PostHog) sont traitées dans l'Union européenne.
Les sous-traitants suivants sont établis aux États-Unis et reçoivent certaines données, dans la limite de leur fonction décrite en section 4 :
- Stripe : données de facturation (nom, adresse, numéro de TVA) et de paiement. Stripe adhère au Data Privacy Framework (DPF) UE–États-Unis ; des clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne encadrent également les transferts. Les coordonnées de carte bancaire sont traitées exclusivement par Stripe et ne transitent jamais par nos serveurs.
- OpenAI : contenus soumis aux fonctions d'IA (questions posées à l'assistant, texte de relevés bancaires, factures et photos analysées). Les transferts sont encadrés par l'accord de traitement des données (DPA) d'OpenAI, qui intègre les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
- Sentry (Functional Software, Inc.) : rapports d'erreurs techniques. Sentry déclare adhérer au Data Privacy Framework UE–États-Unis ; son accord de traitement des données (DPA) intègre en complément les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
6. Durées de conservation
| Catégorie de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données d'identification (compte) | Durée de la relation contractuelle + 30 jours après suppression du compte |
| Données métier (biens, locataires, comptabilité) | Durée de la relation contractuelle + 30 jours après suppression du compte |
| Notes saisies sur une location (pouvant concerner un locataire) | 18 mois après la fin ou l'annulation du bail, puis suppression automatique avec leurs pièces jointes ; l'auteur en est prévenu par e-mail 30 jours avant |
| Données de facturation et factures | 10 ans (obligation légale comptable) |
| Logs techniques et de connexion | 12 mois |
| Données d'audience (Matomo) | 26 mois |
| Données d'usage du Service (PostHog) | 24 mois |
Avant la suppression de son compte, l'Utilisateur peut à tout moment exporter depuis le Service ses écritures comptables (CSV, par lot ou par immeuble), ses trajets et l'historique des loyers, et télécharger ses documents.
7. Cookies et traceurs
Conformément à l'article 82 de la loi Informatique et Libertés et aux lignes directrices de la CNIL, nous vous informons de l'utilisation de cookies et traceurs sur nos sites.
7.1. Cookies strictement nécessaires
Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du Service et ne requièrent pas votre consentement :
- Cookies d'authentification (app.arbolane.com) : maintien de la session utilisateur sécurisée via le protocole OpenID Connect
- Cookies techniques : préférences de navigation, protection CSRF
7.2. Mesure d'audience : Matomo (exemption CNIL)
Nous utilisons Matomo, un outil de mesure d'audience auto-hébergé en Suisse chez Infomaniak, sur le site arbolane.com comme dans l'application. Conformément à la délibération CNIL n° 2020-091 du 17 septembre 2020, cette configuration bénéficie de l'exemption de consentement car elle respecte l'ensemble des conditions suivantes :
- L'outil est auto-hébergé : aucune donnée n'est transmise à des tiers ni réutilisée à d'autres fins
- La finalité est strictement limitée à la mesure d'audience anonyme et agrégée (nombre de visites, pages consultées, origine géographique approximative)
- Les adresses IP sont anonymisées (troncature du dernier octet)
- Aucun suivi inter-sites (cross-site) n'est effectué
- Les données collectées ne sont pas recoupées avec d'autres traitements
- Aucun cookie n'est déposé : Matomo est configuré en mode cookieless (sans dépôt de cookie sur le terminal de l'utilisateur)
- Les données de fréquentation brutes sont conservées 26 mois maximum
7.3. Droit d'opposition à la mesure d'audience
Bien que cette mesure d'audience soit exemptée de consentement, vous pouvez vous y opposer à tout moment :
- En activant le Do Not Track (DNT) dans les paramètres de votre navigateur : Matomo est configuré pour respecter automatiquement ce signal et ne collectera aucune donnée
- En utilisant une extension de navigateur bloquant les scripts d'analyse
7.4. Cookies tiers
Aucun cookie publicitaire, de remarketing, de profilage ou de réseau social n'est déposé sur nos sites. Aucun cookie tiers n'est utilisé.
8. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données :
- Chiffrement des communications (TLS/HTTPS)
- Chiffrement au repos des disques par les hébergeurs (base de données et documents)
- Authentification sécurisée via Logto (protocole OpenID Connect)
- Hébergement dans des datacenters certifiés ISO 27001
- Données de paiement traitées exclusivement par Stripe (PCI DSS niveau 1)
- Accès aux données limité au personnel strictement nécessaire
- Sauvegardes régulières
Le détail de ces mesures est présenté sur notre page Sécurité & confidentialité.
9. Vos droits
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, UE 2016/679), à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, et à la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD), vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès (art. 15 RGPD) : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie
- Droit de rectification (art. 16 RGPD) : faire corriger des données inexactes ou incomplètes
- Droit à l'effacement (art. 17 RGPD) : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation
- Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD) : obtenir la limitation du traitement dans certains cas (contestation de l'exactitude, traitement illicite, etc.)
- Droit à la portabilité (art. 20 RGPD) : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable de traitement
- Droit d'opposition (art. 21 RGPD) : vous opposer au traitement de vos données fondé sur l'intérêt légitime, y compris le profilage
- Droit de retirer votre consentement (art. 7 RGPD) : lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans affecter la licéité du traitement antérieur
- Directives post-mortem (art. 85 loi Informatique et Libertés) : définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès
Comment exercer vos droits :
Adressez votre demande par e-mail à : contact+vitrine@arbolane.com, en joignant une copie d'un justificatif d'identité en cas de doute raisonnable sur votre identité.
Nous nous engageons à répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou de nombre élevé de demandes, auquel cas vous en serez informé dans le mois suivant la réception.
Réclamation auprès de la CNIL :
Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL :
- Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL)
- 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
- Téléphone : 01 53 73 22 22
- En ligne : www.cnil.fr/fr/plaintes
10. Propriété des données métier
L'Utilisateur reste propriétaire de l'ensemble des données qu'il saisit dans le Service (informations sur ses biens, locataires, écritures comptables, documents).
KJB Conseil s'engage à :
- Ne pas utiliser les données de l'Utilisateur à des fins autres que la fourniture du Service
- Ne pas vendre, louer ou transmettre ces données à des tiers à des fins commerciales
- Permettre à tout moment, depuis le Service, l'export des écritures comptables (CSV, par lot ou par immeuble), des trajets et de l'historique des loyers, ainsi que le téléchargement des documents
11. Modifications
La présente politique de confidentialité peut être mise à jour pour refléter les évolutions du Service ou de la réglementation. En cas de modification substantielle, les Utilisateurs seront informés par e-mail ou par notification dans le Service.
La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.
12. Contact
Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles :
- Par e-mail : contact+vitrine@arbolane.com